Overleg en inspraak vinden binnen een organisatie onder meer plaats via het geregelde werkoverleg (zie verder paragraaf 5.6 ) en via overleggroepen, projectgroepen en/ of commissies. Daarnaast vinden ook op grond van wettelijke regelingen in de ondernemingsraad overleg en inspraak plaats. Zowel voor ‘grote’ organisaties met 50 of meer werknemers als voor kleinere organisaties en instellingen zijn of worden wat dit betreft wettelijke regels vastgelegd (zie hoofdstuk 2). De wijze waarop bij het totstandbrengen van beslissingen overleg en inspraak gewenst zijn of zelfs wettelijk vereist zijn, hangt mede af van de aard van de te nemen beslissing. In grote organisaties kunnen beleidsbeslissingen en beslissingen over belangrijke wijzigingen in de opzet van de organisatie in elk geval niet zonder overleg met de Ondernemingsraad (OR) worden genomen. De OR heeft in deze een wettelijke adviesbevoegdheid. In een aantal andere gevallen is instemming van de OR vereist.
Deel 2 KOERSBEPALING EN DE LERENDE ORGANISATIE
5.2 Besluitvorming als proces
besfuirvorming Besluitvorming kan worden omschreven als een proces dat zich in achtereenvolgende fasen voltrekt vanaf het moment dat informatie ter beschikking komt die op een probleem wijst totdat een gekozen oplossing ten uitvoer wordt gebracht.
Figuur 5.2 Besluitvormingsproces in fasen (inclusief terugkoppeling)
Processen van besluitvorming bestaan in beginsel uit vier fasen. Wanneer de achtereenvolgende fasen van het besluitvormingsproces in schema worden voorgesteld, ontstaat figuur 5.2.
Informatie
Planning en uitvoering
Het volgen van de fasen in processen van besluitvorming is van belang om tot zo goed mogelijke beslissingen te komen. Er moet dan ook steeds voldoende aandacht worden geschonken aan de verschillende fasen van dit proces. Het is bepaald geen ongewoon verschijnsel dat deelnemers aan besluitvormende vergaderingen zich als het ware in verschillende fasen van het ‘model’ van het besluitvormingsproces bevinden. Dit schept vaak verwarring en leidt zeker niet tot optimale beslissingen.
Regels bij goede besluitvorming zijn: sla geen fase over; diep elke fase goed uit; ga bij gemeenschappelijke besluitvorming in groepen gezamenlijk van fase naar fase.
Voor goede besluitvorming is het dus gewenst de in figuur 5.2 aangegeven fasen ook in die volgorde te doorlopen. Het fasemodel van het besluitvormingsproces wordt echter ook feedback gekenmerkt door een terugkoppelingselement of ‘feedback’ -element. We kunnen immers de mogelijkheid niet uitsluiten dat men vanuit fase 2 of 3 toch teruggaat naar fase 1, als de conclusie wordt bereikt dat in een eerdere fase het probleem niet juist of onvolledig is gesteld. In een dergelijk geval zal men, alvorens verder te kunnen gaan, opnieuw aandacht moeten besteden aan de probleemanalyse in fase 1. In dit verband spreken we dan van irerariefproces een ‘iteratief’ proces, ofwel van een zich herhalend proces.