Het inkoopproces

Het inkoopproces houdt onder meer in: het sluiten van inkoopcontracten, het bepalen van inkoopprijzen, her bepalen van de ordergrootte en de afnamecondities, het spreiden van inkopen over diverse toeleveranciers. Deze procesactiviteiten staan uiteraard in nauwe relatie met de primaire processen van productie en verkoop. De aard van de onderlinge samenhang kan echter nogal verschillen. In een handelsbedrijf zal dit anders zijn dan in een industrieel bedrijf. wanneer bijvoorbeeld geler wordt op de relatie met her verkoopen productieproces. De te kiezen inkoopprocedure hangt samen met de aard van het inkoopproces. In dit verband kan bijvoorbeeld onderscheid gemaakt worden naar: De technisch georiënteerde inkoop. Technische specificaties zijn hierbij van groot belang; het kunnen voldoen aan deze specificaties is van doorslaggevende betekenis, tot op zekere hoogte is dit zelfs belangrijker dan de hoogte van de prijs. De commercieel georiënteerde inkoop. Deze is bijvoorbeeld kenmerkend voor het handelsbedrijf, waarbij de prijsgevoeligheid doorgaans nogal groot is. De administratief georiënteerde inkoop. Hierbij wordt volgens tevoren vastgestelde vaste richtlijnen ingekocht.
E-producent komt nog niet van de grond Volgens de softwareleveranciers is het een eenvoudige manier om geld te besparen. Maar elektronisch inkopen, e-procurement, dringt maar moeizaam in het bedrijfsleven door. Dat blijkt uit onderzoek van Berenschot. E-procurement vestigde een nieuw wereldrecord in de snelheid waarmee de hype op het bedrijfsleven afkwam. Door de inkoop te automatiseren en via internet te laten verlopen, was het mogelijk om enorme kostenbesparingen te realiseren, zo werd gezegd. Maar de bedrijven hebben zich niet gek laten maken, zoals blijkt uit onderzoek van Berenschot. Bij niet meer dan 3% van het Nederlandse bedrijfsleven is elektronische inkoop operationeel. Bij de rest is het in voorbereiding of wordt er over nagedacht. Bij 23% wordt er zelfs nog niet eens over nagedacht. ‘Dat e-procurement langzaam wordt opgepakt, is niet voor niks’, vertelt Andries Faas van Berenschot. ‘Op zich is het een prima middel om de inkoop te stroomlijnen, maar ik ken zeer weinig bedrijven waar het echt tot efficiëntievoordelen heeft geleid.’ Faas maakt in het inkoopproces een onderscheid in het ‘tactische’ en ‘operationele’ deel. Met het tactische proces bedoelt hij Bron: Management Te am, 1 juni 2002 het zoeken naar goede toeleveranciers, de onderhandelingen met hen en het opstellen van contracten. ‘Op dat gebied zijn de grootste voordelen te behalen. Maar de meeste procurementpakketten richten zich juist op de operationele kant: het feitelijke bestellen van de spullen, het halen en brengen.’ Andere bezwaren tegen de inkooppakketten zijn dat ze soms nogal wat organisatorische veranderingen vragen en dat één pakket vaak alleen maar een onderdeel van de totale inkoop voor zijn rekening neemt. Toch is Faas ook wel een beetje verbaasd over de houding van de bedrijven. ‘Van de respondenten in ons onderzoek heeft 37% nog geen visie of plan, ze hebben alleen wel eens over elektronische inkoop nagedacht. En 23% heeft zelfs dat nog niet gedaan. Samen 60%. Bedrijven moeten zich realiseren dat er wel degelijk wat te halen valt met e-procurement. De belofte wordt nog niet volledig ingelost, maar het is zeker een ontwikkeling die je moet volgen. Het zou onverstandig zijn om je afzijdig te houden!’ Leendert Masselink
In een handelsbedrijf is de relatie tussen inkoop en verkoop bepalend voor het totale bedrijfsgebeuren. Bij de inkoop moeten ook alle factoren een rol spelen die bepalend zijn voor de verkoop van een product, inclusief de prijs waartegen de verkoop mogelijk is. Het commerciële beleid omvat dan ook zowel de inkoop- als de verkoopfunctie. Er moet dan sprake zijn van een geïntegreerd beleid van inkoop en verkoop. In een industrieel bedrijf neemt de inkoop een andere plaats in. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden naar: inkoop van hoofdmaterialen voor het productieproces; deze kunnen na afstemming op productie door de inkoopafdeling worden afgehandeld, bijvoorbeeld in onderhandeling met toeleveranciers; aanschaf van installaties en andere duurzame productiemiddelen; deze worden veelal door de directie van een bedrijf behandeld, met advies van de technische dienst en de kantoorruimte schiphol inkoopafdeling; inkoop van hulpmaterialen voor het productieproces en materialen voor de hulpdiensten; dit kan volgens administratieve standaardprocedures worden afgewikkeld, soms door de afdelingen zelf, soms door de inkoopafdeling.
Inkoopportfolio: financieel resultaat en toeleveringsrisico In de praktijk zal dikwijls blijken dat niet alle leveranciers een gelijk belang vertegenwoordigen voor afnemers. In veel gevallen zal ook hier de bekende 20/80-regel opgaan. Dit betekent dat veel bedrijven en instellingen baat hebben bij een gedifferentieerde inkoopstrategie (Van Weele, 1997). Het ontwikkelen van een dergelijk beleid begint met een analyse van de huidige situatie met behulp van de zogenaamde ‘inkoopportfolio’ (Van invloed op financieel Kraljic, 1 983).